Vältä hyvän tiimityön viisi sudenkuoppaa

Microsoftin modernin työpaikan ratkaisut

auttavat tiimejä välttämään viisi merkittävintä tuottavuuden haastetta.

Ei yhteistä tarkoitusta tai päämäärää

Tiimit ajautuvat hankaluuksiin, kun yksittäiset jäsenet ovat epävarmoja vastuualueistaan ja siitä, miten ne liittyvät projektin kokonaistavoitteisiin. Tämä johtaa hämmennykseen ja tehtävien päällekkäisyyteen.

Microsoft Office 365 tarjoaa laajan valikoiman integroituja projektinhallintatyökaluja sen varmistamiseksi, että kaikki pysyvät keskittyneinä päämäärän saavuttamiseen ensimmäisestä ideapalaverista lopulliseen toimitukseen asti.

Ratkaisu

Microsoft Planner

  • Sovellus aikataulujen ja tehtävien luomiseen ja jakamiseen sekä projektin tilasta kertovien tietojen näyttämiseen.

Microsoft Teams

  • Yhdistää tiimin samaan työtilaan työntekijöiden fyysisistä sijainneista riippumatta.
  • Varmistaa sen, että kaikki tärkeä tieto on aina saatavilla.
  • Tarjoaa sujuvan integroidun Office 365 -sovellusten käytön. Käytettävissä on esimerkiksi Microsoft Planner, minkä avulla tiimit voivat optimoida projektin hallinnan ja toteuttamisen.

Tutustu Microsoft Planneriin

Luottamuksen puute

Luottamus on tuottavan tiimityön kulmakivi. Mobiilit työntekijät ja etätyö tekevät kasvokkain kohtaamisesta harvinaisempaa, jolloin fyysisen läheisyyden puute voi johtaa luottamuksen ja vastuuvalmiuden alentumiseen.

Microsoftin modernin työympäristön ratkaisut sisältävät edistyneitä viestintäominaisuuksia, jotka mahdollistavat tiimeille sisällön, kontekstin ja persoonallisuuden jakamisen.

Ratkaisu

Microsoft Teams

  • Tarjoaa korkealaatuiset videoneuvottelut ja näytön jakamisen.
  • Sisältää monia tukitoimintoja kuten muistiinpanojen tekemisen, nauhoittamisen ja pikaviestinnän.
  • Mahdollistaa käyttäjien sitoutumisen kaikenlaisiin tapaamisiin, oli kyseessä sitten spontaani tai ulkoinen kokous tai suuren mittakaavan live- tai poikkeuksellisesti järjestettävä tapahtuma.
  • Käyttäjät voivat osallistua kokouksiin laajalla valikoimalla alustoja ja laitteita, joihin kuuluvat esimerkiksi pöytätietokoneet, selaimet sekä mobiili- ja kokoushuonelaitteet.
  • Teams hyödyntää pilvitallennusta ja automaattisia transkriptio- ja käännöstoimintoja ja tarjoaa intuitiivisen hakutoiminnon, joka auttaa käyttäjiä löytämään kokousten sisällön nopeasti.

Tutustu Microsoft Teamsiin

Hidas viestintä

Kommenttien, ryhmäpalautteen tai johdon päätösten jatkuva odottaminen voi kuluttaa tiimin yhteishenkeä ja vähentää työnkulun dynaamisuutta.

Office 365:n integroidut pikaviestityökalut auttavat työntekijöitä kirjautumaan, tarjoamaan vastauksia ja ratkaisemaan ongelmia yhdessä – reaaliajassa.

Ratkaisu

Microsoft Teams

  • Yhdistää pikaviestinnän ja sovellusintegraation nopeampia työnkulkuja ja lopputuloksia varten.
  • Yhteismuokkaamisen, versionhallinnan, tiedon etsinnän ja jakamisen kaltaiset ominaisuudet mahdollistavat käyttäjille tehokkaamman yhteistyön reaaliajassa säästäen jopa neljä tuntia viikossa. *

* The Total Economic Impact™ Of Microsoft Teams, A Forrester Total Economic Impact™ Study Commissioned by Microsoft (2019)

Microsoft Yammer

  • Tukee välitöntä organisaatioiden välistä tietojen yhteiskäyttöä ja verkostoitumista.

Muokkausten sekavuus

Mikään ei ole yhteistyön kannalta turhauttavampaa kuin lukuisat asiakirjaversiot, joissa on ristiriitaisia muokkauksia ja hämmentäviä tiedostonimiä. Huono versionhallinta johtaa turhaan työhön ja menetettyyn aikaan.

Käyttämällä Office 365:tä työntekijät voivat tehdä tiimityötä asiakirjojen parissa sijainnista ja laitteesta riippumatta. Tiimit voivat käyttää, samanaikaisesti muokata ja tallentaa tietyssä sijainnissa olevaa samaa tiedostoa, ilman että tämä johtaisi kaaokseen. Office 365 jäljittää kaikki muutokset, joten kaikki pysyvät ajan tasalla siitä, mitä muutoksia tiedostoon on tehty.

Ratkaisu

Microsoft OneDrive

  • Tiedostojen suojattu käyttö, jakaminen ja tallennus käyttäjän sijainnista riippumatta.

Microsoft SharePoint

  • Varmistaa saumattoman yhteistyön yhdistämällä tiimit ja sisällön.
  • Mahdollistaa turvallisen tiedostojen jakamisen ja tiimityön niin organisaation sisä- kuin ulkopuolellakin.

Microsoft Teams

  • Sähköposti-integraatio ja ilmoitukset pitävät koko tiimin informoituna ja ajan tasalla
  • Vähentynyt kontekstin vaihtuminen integroiduilla Office 365 -sovelluksilla.
  • Jaa ja muokkaa Office-asiakirjoja samaan aikaan muiden kanssa Teamsillä.

Tutustu Microsoft OneDriveen

Osallistumisen puute

Jos tiimin jäsenillä ei ole mahdollisuutta jakaa omia tietojaan muiden kanssa tai kertoa omaa mielipidettään tärkeissä asioissa, he eivät todennäköisesti sitoudu tiimin työskentelyyn.

Microsoftin modernin työympäristön ratkaisut helpottavat verkostoitumisen mahdollisuuksia yli osasto- ja toimintorajojen ja rohkaisevat avoimempaan, innovatiivisempaan ja yhteistoiminnallisempaan työympäristöön.

Ratkaisu

Microsoft Yammer

  • Lisää osallisuutta ja nopeampaa päätöksentekoa.
  • Mahdollistaa tietojen nopeamman jakamisen.

Microsoft Teams

  • Keskitetty käyttöliittymä auttaa nopeuttamaan päätöksentekoa ja sitoutumista pitämällä tiedostot, keskustelut ja sisällön yhdessä paikassa.
  • Käyttäjät voivat halutessaan työskennellä muokattavilla kanavilla ja kolmansien osapuolien ratkaisuilla.

Tutustu Microsoft Yammeriin

Tarvitsetko IT-kumppania auttamaan tiimisi tukemisessa?

Yhtenä Euroopan suurimmista kokonaisvaltaisten IT-palveluiden tarjoajista ALSO-kumppanit osaavat räätälöidä Microsoftin tiimityösovellukset kaikentyyppisten yritysten liiketoiminnan tarpeita ja budjettia vastaten.