Vältä hyvän tiimityön viisi haastetta

Microsoftin modernin työpaikan ratkaisut

auttavat tiimejä ylittämään 5 tärkeintä tuottavuuden haastetta.

Ensimmäinen haaste: Ei yhteistä tarkoitusta tai päämäärää

Tiimit ajautuvat hankaluuksiin, kun yksittäiset jäsenet ovat epävarmoja vastuualueistaan ja siitä, miten ne liittyvät projektin kokonaistavoitteisiin. Tämä johtaa hämmennykseen ja tehtävien päällekkäisyyteen.

Microsoft Office 365 tarjoaa laajan valikoiman integroituja projektinhallintatyökaluja sen varmistamiseksi, että kaikki pysyvät keskittyneinä tehtävään ensimmäisestä ideapalaverista lopulliseen toimitukseen asti.

Ratkaisu

Microsoft Planner

  • Tarjoaa keskusfoorumin luomiseen ja aikataulujen, tehtävien ja projektin tilan jakamiseen.

Microsoft Teams

  • Yhdistää tiimin samaan työtilaan huolimatta työntekijöiden fyysisistä sijainneista.
  • Varmistaa sen, että kaikki tärkeä tieto on aina saatavilla.
  • Tarjoaa sujuvan sisäänrakennetun pääsyn Office 365 -sovelluksiin, kuten Microsoft Planneriin, millä optimoidaan projektin hallinta ja toteuttaminen.

Tutustu Microsoft Planneriin

Toinen haaste: Luottamuksen puute

Luottamus on tuottavan tiimityön kulmakivi. Liikkuva työ ja etätyö tekevät kasvokkain kohtaamisesta harvinaisempaa, jolloin fyysisen läheisyyden puute voi johtaa luottamuksen ja vastuuvalmiuden alentumiseen.

Microsoftin modernin työpaikan ratkaisut sisältävät edistyneitä viestintäominaisuuksia, jotka mahdollistavat tiimeille sisällön, kontekstin ja persoonallisuuden jakamisen.

Ratkaisu

Microsoft Teams

  • Tarjoaa korkealaatuiset videoneuvottelut ja näytön jakamisen.
  • Pitää sisällään monia tukitoimintoja kuten muistiinpanojen tekemisen, nauhoittamisen ja pikaviestinnän.
  • Mahdollistaa käyttäjien sitoutumisen kaikenlaisiin tapaamisiin, oli kyseessä sitten spontaani tai ulkoinen kokous tai suuren mittakaavan live- tai poikkeuksellisesti järjestettävä tapahtuma.
  • Käyttäjät voivat osallistua kokouksiin laajalla valikoimalla alustoja ja laitteita, joihin kuuluvat esimerkiksi pöytätietokoneet, selaimet sekä mobiili- ja kokoushuonelaitteet.
  • Teams hyödyntää pilvitallennusta ja automaattisia transkriptio- ja käännöstoimintoja ja tarjoaa intuitiivisen hakutoiminnon, joka auttaa käyttäjiä löytämään kokousten sisällön nopeasti.

Tutustu Microsoft Teamsiin

Kolmas haaste: Hidas viestintä

Kommenttien, ryhmäpalautteen tai johdon päätösten jatkuva odottaminen voi kuluttaa tiimin yhteishenkeä ja vähentää työnkulun dynaamisuutta.

Sisäänrakennetuilla pikaviestityökaluilla Office 365 auttaa työntekijöitä kirjautumaan, tarjoamaan vastauksia ja ratkaisemaan ongelmia yhdessä – reaaliajassa.

Ratkaisu

Microsoft Teams

  • Yhdistää pikaviestinnän ja sovellusintegraation nopeampia työnkulkuja ja lopputuloksia varten.
  • Sellaiset ominaisuudet kuin yhteiskirjoittaminen, versionhallinta, tiedon etsintä sekä jakaminen mahdollistavat käyttäjille tehokkaamman yhteistyön reaaliajassa, säästäen jopa neljä tuntia viikossa. *

* The Total Economic Impact™ Of Microsoft Teams, A Forrester Total Economic Impact™ Study Commissioned by Microsoft (2019)

Microsoft Yammer

  • Tukee välitöntä, organisaatioiden välistä tietojen yhteiskäyttöä ja verkostoitumista.

Neljäs haaste: Sekavat muokkaukset

Mikään ei ole yhteistyön kannalta turhauttavampaa, kuin lukuisat asiakirjaversiot, joissa on ristiriitaisia muokkauksia ja hämmentäviä tiedostonimiä. Huono versionhallinta johtaa hukattuun työhön ja menetettyyn aikaan.

Mahdollistamalla reaaliaikaisen asiakirjayhteistyön paikasta ja laitteesta riippumatta Office 365 saa tiimit käyttämään, muokkaamaan ja tallentamaan yhtä tiedostoa samanaikaisesti yhdessä paikassa. Jokainen muutos jäljitetään, joten kaikki pysyvät ajan tasalla.

Ratkaisu

Microsoft OneDrive

  • Tarjoaa turvallisen pääsyoikeuden, jakamisen ja tiedostojen tallentamisen mistä tahansa.

Microsoft SharePoint

  • Yhdistää tiimit sisällön ympärille saumatonta yhteistyötä varten.
  • Mahdollistaa turvallisen tiedostojen jakamisen ja tiimityön

Microsoft Teams

  • Sähköposti-integraatio ja ilmoitukset pitävät koko tiimin informoituna ja ajan tasalla.
  • Vähentynyt kontekstin vaihtuminen sisäänrakennetuilla Office 365 –sovelluksilla.
  • Jaa ja muokkaa Office-asiakirjoja samaan aikaan Teamsiä käyttäen.

Tutustu Microsoft OneDriveen

Viides haaste: Osallistumisen puute

Tiimin jäsenet, jotka eivät saa tilaisuutta tietojen yhteiskäyttöön tai mielipidettään kuuluviin tärkeissä päätöksissä ovat todennäköisemmin vähemmän sitoutuneita.

Helpottamalla verkostoitumisen mahdollisuuksia yli osasto- ja toimintorajojen, Microsoftin modernin työpaikan ratkaisut rohkaisevat avoimempaan, innovatiivisempaan ja yhteistoiminnallisempaan työympäristöön.

Ratkaisu

Microsoft Yammer

  • Lisää osallisuutta ja nopeampaa päätöksentekoa.
  • Mahdollistaa nopeamman tietojen jakamisen.

Microsoft Teams

  • Keskitetty käyttöliittymä helpottaa nopeuttamaan päätöksentekoa ja sitoutumista pitämällä tiedostot, keskustelut ja sisällön yhdessä paikassa.
  • Käyttäjiä kannustetaan työskentelemään kustomoitavilla kanavilla ja kolmansien osapuolien ratkaisuilla.

Tutustu Microsoft Yammeriin

Tarvitsetko IT-kumppania auttamaan tiimisi tukemisessa?

Yhtenä Euroopan suurimmista alusta loppuun -IT-palveluiden tarjoajista ALSO-kumppanit osaavat räätälöidä Microsoftin yhteistyösovellukset kaikentyyppisten yritysten liiketoiminnan tarpeita ja budjettia vastaten.