EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) astui voimaan toukokuussa 2018. Sen tarkoituksena on antaa ihmisille enemmän valtaa omien henkilökohtaisten tietojensa käsittelyyn liittyen. GDPR pätee kaiken kokoisiin ja missä tahansa toimiviin organisaatioihin, jotka myyvät hyödykkeitä EU:ssa tai käsittelevät EU:n alueella asuvien tietoja.
GDPR vaatii, että organisaatiot ottavat käyttöön tarvittavat toimet estääkseen luvattoman pääsyn asiakkaidensa tietoihin. Rikkomuksista koituu raskaat taloudelliset seuraamukset. Tästä huolimatta monet yritykset eivät ole vaatimuksenmukaisia, mikä tarkoittaa, että ne ottavat asiakkaidensa kannalta merkittäviä riskejä ja vaarantavat myös oman toimintalupansa.
GDPR määrittää henkilötiedoiksi ”mitkä tahansa tiedot, jotka koskevat tunnistettua tai tunnistettavaa luonnollista henkilöä”. Tällä voidaan tarkoittaa asiakkaan tietokantoihin tallennettuja tietoja, palautelomakkeita, sähköpostien sisältöä, valokuvia ja videotallenteita, kanta-asiakasohjelmia sekä henkilöstöhallinnon kirjauksia. Koska henkilötietoja voi olla monessa eri sijaintipaikassa, kattavan inventaarion luominen erittäin on haasteellista. Microsoftin modernit työympäristöratkaisut sisältävät työkaluja ja palveluita, jotka yksinkertaistavat ja selkeyttävät tätä prosessia.
Seuraavaan vaiheeseen sisältyy tietojenhallinnan suunnitelman kehittäminen ja käyttöönotto. Suunnitelman tulisi määritellä käytännöt, roolit ja vastuut koskien henkilötietojen käyttöoikeuksia, hallintaa, siirtämistä ja käyttöä GDPR:n vaatimusten mukaisesti. Runsaan tietomäärän hallinnoinnin järjestäminen edellyttää muutakin kuin teknologisia ratkaisuja. Siksi Microsoftin tuotteiden mukana tulee integroituja ominaisuuksia, jotka tukevat tätä kehitysprosessia.
GDPR edellyttää, että organisaatiot toteuttavat asianmukaiset tekniset toimenpiteet suojellakseen henkilötietoja. Jos tietoturvarikkomus tapahtuu, organisaatioiden on ilmoitettava siitä asiaankuuluville viranomaisille 72 tunnin kuluessa, ja joissain tapauksissa yksittäisille henkilöille on myös ilmoitettava. Tässä tilanteessa organisaatiot voivat hyötyä siitä, että niillä on valmiudet havaita ja korjata tietoturvarikkomukset, ennen kuin niistä tulee vakava ongelma. Microsoftin kattava tietoturvaratkaisu yhdistää suojatun pilvi-infrastruktuurin ja tuotepohjaiset ominaisuudet auttaakseen varmistamaan, että kaikki nämä vaatimukset täytetään.
GDPR nostaa läpinäkyvyyden, vastuuvelvollisuuden ja tietojen säilyttämisen standardeja. Organisaatioiden tulee olla valmiita selvittämään, kuinka ne käyttävät henkilötietoja, sekä sen, miten arkaluonteisia tietoja kerätään, varastoidaan, kuljetetaan ja tuhotaan. Microsoftin modernin työympäristön ratkaisut sisältävät monia työkaluja ja palveluita, jotka auttavat organisaatioita vakuuttamaan asiakkaansa siitä, että heidän tietonsa pysyvät turvassa.
Hanki käyttöoikeus tietoihin, joita tarvitset GDPR-vaatimustenmukaisuuden tukemiseen, kun käytät Microsoft Office 365:tä
