La facture digitale

Grâce à nos services de facturation électronique E-Billing, nous soutenons la numérisation de vos processus et des nôtres. Le traitement électronique – et idéalement, automatisé – des factures permet d’économiser du temps et de l’argent. On évite alors les erreurs de saisie ou les doubles saisies, sans oublier l’aspect écologique positif qui est également un facteur non négligeable. Nous serions heureux que vous utilisiez bientôt l’une de nos options d’E-Billing!

Vous trouverez ci-dessous une vue d’ensemble des différentes variantes proposées. Choisissez la solution qui vous convient le mieux, à vous et à votre environnement ERP.

Services d’E-BillingEfforts de mise en œuvreCollaboration avec un fournisseurCoûts
Facture PDF Faibles Aucun – directement via ALSO Aucun
Fichier XML signé avec données de facturation Moyens Le standard ALSO est Conextrade (autres partenaires via Conextrade possibles) Oui – détails disponibles via Conextrade
Fichier XML non signé avec données de facturation Faibles Aucun – directement via ALSO Aucun
Affichage de facture dans l’E-Banking Faibles Le standard ALSO est SIX Paynet Oui – détails disponibles via SIX Paynet et/ou votre banque

1. Facture PDF

Une facture PDF est envoyée directement de notre système ERP à une adresse e-mail de votre choix. La facture PDF est absolument identique à la facture papier. La transmission est néanmoins beaucoup plus rapide, puisque l’expédition physique n’est plus nécessaire. Vous recevez la facture sous forme numérique et pouvez la traiter et l’archiver par voie électronique au moment opportun, selon vos possibilités et vos besoins. Depuis le 1er janvier 2018, les factures PDF n’ont plus besoin d’être signées et sont donc conformes à la réglementation sur la TVA.

2. Fichier XML avec données de facturation

Fichier XML signé via Conextrade

Un fichier XML structuré contenant toutes les données de facturation vous est fourni par notre partenaire Conextrade. L’avantage d’un fichier signé est que vous pouvez l’importer directement dans votre système ERP et l’y traiter de manière électronique. En plus du fichier XML, vous recevez une facture PDF correspondante et un protocole de traitement.

Le fournisseur d’ALSO Suisse est Conextrade (Swisscom) avec lequel nous avons déjà standardisé l’interface. Conextrade est néanmoins en mesure de travailler avec d’autres fournisseurs tels que PostFinance ou Tungsten (OB10). La différenciation est faite grâce à des ID d’interconnexion (interconnect ID) propres à chaque fournisseur. Pour les fournisseurs autres que PostFinance ou Tungsten, des vérifications doivent être effectuées via Conextrade.

Veuillez envoyer le numéro d’enregistrement (interconnect ID) à ALSO Suisse, car ce numéro est nécessaire pour l’identification.

Fichier XML non signé

Le fichier XML non signé est créé directement par ALSO Suisse et mis à votre disposition sur notre serveur FTP. Vous pouvez soit accéder directement au serveur, soit via le Shop ALSO (ALSO Shop < Administration < Listes de prix FTP < Répertoire FTP < Directory out). Vous pouvez alors charger les données pertinentes, y compris les ESR, directement dans votre ERP. Avec le fichier XML non signé, vous pouvez également activer la facture PDF si nécessaire.

3. Affichage de facture dans l’E-Banking

Avec une connexion à l’E-Banking, les données de facturation et une facture PDF correspondante sont transmises par voie électronique à notre fournisseur SIX Paynet. Les factures sont affichées directement dans votre système d’E-Banking. L’avantage est que toutes les données pertinentes sont déjà présaisies dans votre système d’E-Banking et qu’il ne vous reste en fait plus qu’à les vérifier et à les approuver.

Veuillez envoyer le numéro d’enregistrement (interconnect ID) à ALSO Suisse, car ce numéro est nécessaire pour l’identification.

En outre, nous vous prions de vérifier auprès de votre banque si les factures peuvent être traitées correctement.

FAQ

L’E-Billing est un système d’envoi électronique de facture, c’est-à-dire que la facture n’est plus envoyée par la poste, mais par voie numérique.

ALSO Suisse propose ici différentes options.

  • Facture PDF (par e-mail)
  • Fichier XML avec données de facturation (signé / non signé)
  • Affichage de facture dans l’E-Banking

Pour le destinataire de la facture, le traitement de la réception d’une facture est accéléré, puisque, dans le meilleur des cas, les factures reçues ne doivent plus du tout être saisies manuellement. On a donc plus besoin de scanner ni de copier des documents, et le traitement, la transmission et l’archivage électronique des factures électroniques sont facilités.

Avec l’aide de l’Assistant Création d’une règle de MS Outlook, un flux de travail simple permettant le transfert interne automatique vers les services chargés de la vérification et de l’approbation des factures peut être mis en place, même dans les petites entreprises.

Il vous suffit de remplir le formulaire d’inscription qui précède les FAQ et de nous le renvoyer. Veuillez noter que le titre, la fonction occupée et le numéro de téléphone doivent être renseignés.

Toutes les factures électroniques – y compris les factures PDF – doivent être archivées conformément à la législation suisse. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans les ordonnances correspondantes.

Code des obligations (CO): articles 957-958f

Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico): sections 1-4

Il est possible d’accéder à tout moment à ses factures PDF dans le Shop ALSO, à la rubrique «Order Tracking».

On peut soit récupérer les factures XML non signées directement sur le serveur FTP, soit les télécharger depuis le Shop ALSO (ALSO Shop < Administration < Listes de prix FTP < Répertoire FTP < Directory out). Veuillez noter que le fichier ne peut être récupéré qu’une seule fois sur le serveur FTP. Si vous avez besoin de ces informations une seconde fois, veuillez contacter notre service clientèle. Dans le Shop ALSO, le fichier est par contre toujours disponible ou écrasé par sa version actuelle.

Si des fichiers signés sont perdus, veuillez contacter notre équipe du service clientèle.

En principe, ce n’est pas un problème tant que l’adresse de facturation se trouve en Suisse. Cependant, l’objectif de l’E-Billing est de réduire les frais d’expédition par la poste.

La signature électronique est un procédé technique permettant de vérifier l’authenticité d’un document et l’identité du signataire. La signature numérique est reliée aux données de manière à pouvoir tracer les changements. Ce procédé s’appuie sur la loi fédérale sur la signature électronique, SCSE (RS 943.03) et l’ordonnance sur la signature électronique, OSCSE (RS 943.032).

L’activation d’une facture PDF est possible dans un délai très court.

Si vous avez déjà une connexion à Conextrade ou un partenaire d’itinérance de Conextrade pour recevoir des factures XML, la conversion se fait rapidement. Une configuration est alors mise en place dans notre système de test et une facture test est envoyée. Dès qu’elle est arrivée dans votre système, la mise en œuvre dans le système productif peut avoir lieu.
L’introduction dure généralement environ 2 semaines.

Si ALSO Suisse est le premier émetteur de factures XML, vous avez d’abord besoin d’un accord avec notre fournisseur standard Conextrade ou votre partenaire fournisseur d’itinérance.
ALSO Suisse envoie le fichier XML structuré à Conextrade. En cas d’itinérance, notre fournisseur Conextrade communique directement avec votre partenaire fournisseur d’itinérance.
Une telle introduction prend un peu plus de temps, généralement au moins un mois, tests compris.


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Vous pouvez nous joindre du lundi au vendredi de 8h à 17h30.

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