Die Zukunft der Arbeit ist hybrid: Was bedeutet das für Unternehmen?

Ein Beitrag von Simone Blome-Schwitzki, Senior Vice President Solutions und Jan Bogdanovich Senior Vice President Consumptional Business der ALSO Group.

Aus New Work hat die Pandemie in Windeseile ein “New Normal” gemacht: Ohne Zweifel - die Zukunft ist hybrid. Der digitale Arbeitsplatz hat sich in Corona-Zeiten bewährt und etabliert. Studien zufolge ist Telearbeit seit der Pandemie für etwa 40 % der EU-Bürger Alltag. Flexible Arbeitsmodelle, die das Home-Office aber auch mobile Arbeitsformen einschließen, sind dementsprechend nicht mehr wegzudenken. Um auch in diesen Zeiten agil und kollaborativ zusammen zu arbeiten, benötigen Beschäftigte neue Bürolösungen und eine valide technologische Infrastruktur. Hybrid arbeiten - was bedeutet das konkret und was braucht es dafür?

Die Zukunft der Arbeit ist hybrid: Was bedeutet das für Unternehmen?

Innovation durch Austausch: Büros werden zu Begegnungsstätten

Nach Monaten des Social Distancing sehnen sich die einen nach mehr Nähe und zwischenmenschlichem Austausch. Andere schätzen die Flexibilität der neuen Arbeitsrealität. Beide Gruppen eint: Gehen sie ins Büro, erwarten sie mehr als einen reinen Arbeitsplatz. Vielmehr werden die Räumlichkeiten zu Begegnungsstätten. Grundsätzlich wird die Bürostruktur offener, weil die Mitarbeiter das Büro eher als einen kollaborativen Hub zum Austausch nutzen, als für das konzentrierte Arbeiten, das sie nun oft eher von zuhause aus erledigen. Im Büro hingegen finden die Tätigkeiten statt, für die es einen Austausch mit den Kollegen braucht. Das Modell der “Flying Desks” gewinnt an Bedeutung. Büros können in verschiedene thematische Zonen aufgeteilt sein, die von den Mitarbeitern je nach Tätigkeit aufgesucht werden. Diese Co-Working-Stationen ersetzen dann feste Arbeitsplätze und starre räumliche Zuteilungen. Großraum-Konzepte à la “Tisch an Tisch” werden von wohnlichen Begegnungszonen ersetzt. Schallisolierte, klimatisierte Telefon- oder auch Arbeitskabinen lassen die hektisch-laute Callcenter-Atmosphäre des Großraumbüros verstummen und wandlungsfähige, modulare Büromöbel mit integrierten smarten Features machen die Telefonspinne an massiven Meeting-Tischen obsolet. Die Büros sind dann nicht mehr allein Arbeitsstätten, sondern soziale Treffpunkte mit kollaborativer Infrastruktur, die zur Interaktion motivieren.

Was müssen Arbeitgeber jetzt tun?

Mit den neuen Bürowelten steigen auch die Ansprüche an die technologische Infrastruktur. Das betrifft Hardware-Komponenten wie eine gute Kamera, Mikrofon oder auch Licht. Vor allem aber braucht es eine Ausstattung, die es den Mitarbeitern erlaubt, ortsunabhängig und zeitungebunden auf alle Prozesse und Daten zuzugreifen. Der cloudbasierte Digital Workspace bietet Unternehmen diese flexiblen Arbeitsplatz- und Arbeitszeitkonzepte. Das fördert die Zufriedenheit bestehender Mitarbeiter und wird gerade von gut ausgebildeten Fachkräften der IT-Branche auch so erwartet. Im War for Talents um potenziellen Nachwuchs ist man ohne eine solche Infrastruktur chancenlos. Für viele Unternehmen sind hierfür As-a-Service-Modelle das Mittel der Wahl, da große Investitionen so vermieden werden können. Die Arbeitsplätze können skalierbar bereitgestellt und flexibel angepasst werden. Der Workplace-as-a-Service macht Unternehmen agiler. Das Modell ist ein immer wiederkehrender Erfolgsfaktor bei der digitalen Transformation der Organisation, weil das Unternehmen im Rahmen eines Aktualisierungszyklus regelmäßig mit neuer Hard- und Software ausgestattet wird.

Allerdings macht die Cloud Systeme auch anfälliger für Angriffe von außen. Investitionen in die technische Ausstattung allein reichen nicht aus; ein ganzheitlicher Ansatz mit einem integrierten Cybersecurity-Konzept ist notwendig. Ein guter Start ist die Durchführung eines umfassenden Cybersecurity-Assessments, um die größten Schwachstellen zu identifizieren oder anders ausgedrückt: um festzustellen, wie das Unternehmen gehackt werden kann. Sobald dies geschehen ist, können mögliche Angriffs-Strategien analysiert werden, um dann einen priorisierten Verteidigungs-Plan zu entwickeln und Kontrollen und Schutz für das schwächste Glied in der Kette schnell zu verbessern. Ein Beispiel für einen solchen Angriffspunkt ist der Schutz der digitalen Identitäten von Mitarbeitern. Eine korrekt implementierte und konfigurierte Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist ebenso wichtig sowie eine ständige Schulung der Mitarbeiter. Dies gilt insbesondere in einer Situation, in der unsere Arbeit immer hybrider wird. Denken wir an Infrastruktur und Netzwerke - als wir alle dazu übergingen, von zu Hause aus zu arbeiten, brauchten wir einen sicheren Weg, um uns mit den Datenzentren des Unternehmens zu verbinden. Eine geschützte Netzwerkverbindung über öffentliche Netzwerke, das sogenannte "Virtual Private Network" (VPN) ist die Lösung. Cyberkriminelle nutzen sogenannte Sniffer, um Datenpakete mit sensiblen Informationen wie Passwörtern, Kontoinformationen etc. abzufangen. Durch die Verschlüsselung des Datenverkehrs im Netzwerk in Echtzeit wird es für Cyberkriminelle schwieriger, Online-Bewegungen zu verfolgen und Daten zu stehlen. Bei einer unerwarteten Unterbrechung der Verbindung kann das VPN vorgewählte Programme automatisch beenden und so vor Fremdzugriff schützen. Auch der Schutz von Endgeräten ist sehr wichtig – VPN und MFA helfen nicht, wenn ein Computer bereits mit Malware infiziert ist. Neben den genannten gibt es noch viele weitere Sicherheitslösungen, die helfen, uns vor Cyberangriffen schützen.

Wissen ist Macht

Aber selbst die ausgefeilteste Technik wird allein den gewachsenen Ansprüchen hybrider Arbeitskonzepte nicht gerecht. Es kommt auch auf das Knowhow an. Dafür ist auch das Schulwesen ein aktuelles Beispiel: Die Pandemie hat in Deutschland massive Lücken hinsichtlich der Digitalisierung der Bildung aufgezeigt. Geschlossene Schulen und Fernunterricht haben offenbart, dass Frontalunterricht vor Schiefertafeln nicht nur nicht zeitgemäß, sondern auch nicht mehr ausreichend sind. Wie holt man diesen Rückstand auf? Mit der Bereitstellung von technischen Geräten allein ist es nicht getan. Ein paar neue Tablets bringen keine international konkurrenzfähige, digitale Bildung. Es braucht ganzheitliche Lösungen: Eine digitale Infrastruktur, die Bereitstellung einer flächendeckenden, sicheren Internetversorgung und z.B. auch neue Lehrpläne und digital geschultes Lehrpersonal, das mit der neuen Technik umgehen kann. Sonst sind die Schüler am Ende fähiger als ihre Lehrer. Gleiches gilt für die Arbeitgeber: Sie müssen in Lösungen und Knowhow investieren, nicht in die bloßen Mittel. Der erste Schritt dafür sollte immer eine Bedarfsanalyse sein, die auch durch externe Berater erfolgen kann.

Worauf kommt es jetzt an?

IT-Technologie kann die Lebensqualität der Menschen verbessern. Dafür brauchen wir ein Ökosystem aus verschiedenen Anbietern mit unterschiedlichen Ansätzen. Die Akteure der Branche befinden sich weniger in einem Konkurrenzkampf untereinander, als vielmehr in einer gemeinschaftlichen Mission: In Zeiten der digitalen Transformation brauchen wir viele Player. Die Branche lebt vom Wettbewerb, denn dieser bringt Innovation. Und Investitionen. In einer hybriden Arbeitswelt sollten Unternehmen die gegebenen Möglichkeiten nutzen. Cloud-Technologie spielt dabei natürlich eine große Rolle. Sie gibt uns Möglichkeiten, nicht nur zur Kollaboration, sondern auch zur Datenanalyse, die wir vorher nicht hatten. Flankiert von Maßnahmen und Strategien zur Cybersecurity bildet sie die neue digitale Infrastruktur, nach der hybride Arbeitswelten verlangen. Mobiles Arbeiten, sicher vernetzt, war schon vor der Pandemie auf dem Vormarsch. Das New Normal hat die Zeit des Übergangs beendet und stellt an Arbeitgeber und IT-Provider unmittelbar neue Anforderungen, die nun zu bedienen sind.

Erste Lösungen sind schon verfügbar

Herausforderungen bringen immer auch Innovationen hervor. Zwei Säulen zeichnen sich dabei im Besonderen ab: Konnektivität und Sicherheit. So sind Videokonferenzen, privat oder geschäftlich inzwischen nicht mehr wegzudenken und vermeintlich „neue“ Methoden wie das kontaktlose Bezahlen sind durch Corona in der Mitte der Gesellschaft angekommen. Auch in der Arbeitswelt erweist sich die Pandemie als Innovationstreiber. Ein Beispiel, wie Technologien in der Optimierung der neuen Arbeitswelt helfen bzw. zu mehr Sicherheit beitragen können, ist Workplace+. Bei dieser IoT-Anwendung werden Büro- und Meetingräume oder auch Parkplätze mit Sensoren ausgestattet. Diese Sensoren können Temperatur, Platzbelegung, CO2-Konzentration und andere Messdaten erfassen und an eine zentrale Datenbank weitergeben. Über ein Interface können so die Raumtemperatur oder die Luftqualität kontrolliert und gesteuert werden, Mitarbeiter können unkompliziert freie Arbeits- oder Parkplätze buchen und finden; die Raumbelegung kann geplant werden. Workplace+ weist nach, wie technologische Innovationen die hybride Welt nachhaltig, sicher und flexibel machen und hilft Unternehmen dabei, den gewachsenen Ansprüchen hinsichtlich Konnektivität und Sicherheit in neuen Bürostrukturen gerecht zu werden.