Wofür steht die Abkürzung „ZUGFeRD“?

ZUGFeRD steht als Kurzform für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das neue Format für den elektronischen Rechnungsaustausch ZUGFeRD soll künftig bundesweit die bestehenden EDI-Standards ergänzen und papierbasierte Prozesse ablösen.

Was zeichnet eine ZUGFeRD Rechnung aus?

Rechnungen wurden in der Vergangenheit entweder in Papierform, als PDF oder im EDI Format übermittelt. Im ZUGFeRD Format werden PDF und EDI zu einer Einheit ergänzt, um die Vorteile beider Formate nutzen zu können.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht immer aus:

  • a) einer bildlichen Darstellung der Rechnung. Diese wird in einer PDF/A-3-Datei angezeigt.
  • b) einem strukturierten und maschinell auswertbaren Datensatz mit den Rechnungsinformationen.

Dieser ist in einer XML-Datei abgelegt, welche wiederum als Anhang in die PDF-Datei eingebettet ist.

Wodurch ergibt sich das hohe Einsparpotential beim Rechungsempfänger?

Durch die maschinenlesbare XML-Datei können die nötigen Informationen direkt in die Finanzbuchhaltung oder Bankingsoftware importiert werden. Jede Form zusätzlicher Datenerfassung ist nicht mehr erforderlich.

Dadurch entstehen keine Medienbrüche beim Übertragen von Dokumenten. Der Prozess wird automatisiert und verkürzt, die Zahlung kann schneller erfolgen und Unternehmen haben zudem eine größere Chance, von Skonti zu profitieren. Die bildlich darstellbare PDF/A-Datei garantiert die Lesbarkeit der Rechnung für das menschliche Auge. Darüber hinaus ist sie langzeitarchivierbar, denn PDF/A als ISO-Standard definiert, welche Inhalte erlaubt sind und welche nicht, damit die langfristige Lesbarkeit garantiert ist – unabhängig davon, mit welcher Anwendungs-software und auf welchem Betriebssystem die Dokumente erstellt werden. Damit sind auch alle weiteren Vorteile von PDF/A verbunden, zum Beispiel die Fähigkeit zur Volltextsuche

Wie kann dann ein typischer Prozess bei KMU´s künftig mit ZGFeRD aussehen, wenn kein EDI vorhanden ist?

  • fachliche Rechnungsprüfung über das PDF / Bilddokument
  • Buchung auf Basis der XML Daten
  • Zahlung auf Basis der im XML übermittelten Zahlungsdaten

Wie muss die elektronische Rechnung archiviert werden?

Rechnungen müssen in dem Format, in dem sie empfangen wurden, aufbewahrt werden. Die ZUGFeRD-Rechnung erhalten Sie als PDF-Datei mit XML-Anhang und somit als elektronische Rechnung. Daher müssen Sie die ZUGFeRD-Rechnungen künftig, wie alle elektronischen Rechnungen auch, digital archivieren.

Findet vorab ein Abstimmungsprozes zwischen ALSO und Ihrem Unternehmen statt wie bei EDI?

Ein wesetliches Ziel des ZUGFeRD-Formates ist es, ohne bilaterale Abstimmungen den Austausch von elektronischen Rechnungen zu ermöglichen. Sie als Empfänger entscheiden, ob sie das PDF oder die XML-Datei verarbeiten.

Hat mein Buchhaltungssystem bereits eine voll Funktionalität für ZUGFeRD Rechungen?

Es gibt mittlerweilse ZUGFeRD Lösungen für die gängigsten ERP BUHA Systeme. DATEV, SAP, SAGE, FIBUNET, myfactory, Scopevisio unterstützen es beispielsweies bereits; für Lexware gibt es zur Zeit eine Konvertierungstool z.B. von Luratech.

Wie melde ich mich bei der ALSO für ZUGFeRD an?

Zur Zeit kann eine Anmeldung noch über eine Email an joerg.leuker@also.com Oder über die Kontaktaufnahme bei Ihrem Ansprechpartner im Vertrieb erfolgen. Bitte halten Sie hierfür die eMail Adresse bereit, an die zukünfitg die ZUGFeRD Rechnungen gesendet werden sollen. Eine Umstellung sollte dann innerhalb der darauffolgenden 24 Stunden erfolgt sein.