Gamle løsninger kan være dyre for din forretning

En kunde, der ringer forgæves er tabt forretningspotentiale

Alt på en DVD

Leder du efter en applikation, der kan tilbyde dine kunder en komplet UC (Unified Communications) platform?

ALSO tilbyder en UC platform, der skalerer fra 10 - 1500 brugere ved hjælp af én DVD. Platformen kommer fra virksomheden UNIFY og installeres på en server, enten hos din kunde eller i din infrastruktur, således at du kan tilbyde kunden en ”hosted” løsning med tilhørende servicekontrakt. Servicekontrakten kan indeholde ”move, add and change" funktioner, hvilket betyder at man enkelt og smidigt kan flytte, tilføje og ændre lokalnumre og tilhørsforhold.

Platformen bliver omdrejningspunktet for kundens interne (og eksterne) kommunikation, da både mobiltelefoner og stationære hjemmearbejdspladstelefoner vil optræde som ét lokalnummer (One Number Service) i virksomhedens kommunikationsplatform. Det betyder, at løsningen sparer en manuel ressource, som ofte sidder i virksomhedens reception, ved automatisk at viderestille opkaldet direkte.

Platformen tilbyder yderligere funktioner, der giver den enkelte medarbejder et hurtigt overblik over kolleger og deres status: ledig/optaget/møde/frokost/syg osv.

Som en naturlig ting er der også mulighed for at etablere et kontaktcenter i kommunikationsplatformen, blot ved at tilvælge nogle licenser ved købet, eller når behovet opstår hos din kunde. Det vil sige at platformen er fleksibel og i stand til at ”vokse” sammen med din kundes vækst.

En kommunikationsplatform er et stykke hardware eller software, placeret enten internt eller eksternt, der modtager, behandler og sorterer opkald, før en medarbejders telefon ringer på skrivebordet eller i lommen. Denne behandling af opkald og udnyttelse af anlæggets funktioner, bringer værdi på tværs af virksomheden.

Som kunde har man sikkert prøvet at ringe til f.eks. YouSee og til det lokale pizzaria, og her fornemmer man med det samme at der er tale om to forskellige telefoniløsninger, hvor kompleksitet og funktionalitet er vidt forskellig, men i begge situationer bringer det værdi til opkaldet ved at give relevante muligheder og informationer.

Mange udbydere tilbyder pakke- eller skræddersyede løsninger til netop de behov, de mener man måtte stå med som virksomhed. De mest velkendte er dog velkomstbeskeder, åbningstider, telefonkø med estimeret ventetid, ventemusik osv.

Ved at tilføje en kommunikationsplatform til virksomhedens infrastruktur, opnår virksomheden en lang række funktioner, der ikke vil være til stede ved blot at anskaffe sig en række individuelle telefonlinjer og mobiltelefonnumre. De fleste virksomheder har i dag en blanding af stationære telefoner og mobiltelefoner, hvor de største muligheder opstår, når alle virksomhedens telefoner kan samles under én og samme kommunikationsplatform.

Der er ikke to virksomheder, der er ens. Derfor er det vigtigt, allerede før anskaffelsen af en kommunikationsplatform, at sikre, at de tilbudte funktioner faktisk er funktioner, der bringer værdi for virksomheden.

For mindre virksomheder kan værdifulde funktioner være:

  • Én vej ind i virksomheden
  • Velkomsthilsen / ventemusik / oplysning om åbningstid / telefonsvarer / viderestilling / automatisk omstilling
  • Oversigt over alle virksomhedens telefoner og deres status: ledig/optaget/møde/frokost/syg osv.
  • Enkel viderestilling til andre stationære telefoner og mobiltelefoner
  • Møde/konferencetelefon også med mobiltelefoner
  • ”Dørvogter” via kamera med billede sendt til PC, smartphone eller bordtelefon
  • Integration til andre systemer f.eks. Microsoft Outlook
  • Etablering af kontaktcenter
  • Arbejde på vejen eller hjemme

Dette er blot nogle af de funktioner, der kan være med til at bringe værdi i en virksomheds interne kommunikation.

I mindre virksomheder med få ansatte og kun en lokation, kan behovet for en kommunikationsplatform virke overflødigt, da kommunikationen typisk håndteres mellem individuelle telefoner, faste som mobile, dog uden nogen anden sammenhæng end, at de kan kommunikere sammen.

Indføres en kommunikationsplatform i virksomheden, vil virksomhedens interne som eksterne kommunikation ske over en fælles reference.

Alle virksomhedens medarbejdere vil have et ”lokalnummer” hvad enten der er tale om en stationær eller en mobiltelefon. Det betyder også, at det vil være muligt at se en medarbejders status, før man viderestiller en kunde til lokalnummeret og derved sikrer, at kunden ikke bliver stillet videre til en optaget tone eller en fraværende medarbejder.

Kommunikationsplatformen bliver virksomhedens første kontakt for kunderne, og det er derfor vigtigt at vælge en professionel platform. En positiv kundeoplevelse kunne være at kunden ved optaget vil høre en velkomsthilsen og evt. få mulighed for at trykke videre ”tryk 1 for salg, tryk 2 for lager”, blive viderstillet til telefonsvarer, høre ventemusik mens denne venter, osv. Ringer kunden uden for virksomhedens åbningstid vil der kunnne gives oplysninger om virksomhedens åbningstider og/eller gives mulighed for viderstilling til en ”vagt” telefon.

En af de mere oplagte funktioner er ”One Number Service”, der giver medarbejderen mulighed for at administrere opkald på en sådan måde, at kunderne altid ringer til samme nummer. Det er medarbejderen, der selv beslutter om opkaldet skal stilles videre til mobiltelefon, telefonsvarer, omstillingen, anden kollega i tilfælde af sygdom, ferie osv. Dette sikrer også, at det er virksomheden, der har kontakten med kunden, og ikke medarbejderen.

Kommunikationsplatformen tilbyder også funktioner, der giver den enkelte medarbejder et hurtigt overblik over kolleger og deres status: ledig/optaget/møde/frokost/syg osv. - og giver mulighed for enkel viderestilling til andre stationære- og mobiltelefoner, mulighed for møde/konference også med mobiltelefoner, og som ”dørvogter” med dørtelefon på f.eks.lagerporten, hvis den enten skal være bemandet eller overvåget. Her kan der spares meget tid ved at medarbejderen kan se hvem/hvad der sker ved lagerporten og derved kunne forberede evt. papirarbejde før man går hen og åbner for porten for en varemodtagelse/afhentning.

Ved udnyttelse af aktive funktioner i kommunikationsplatformen undgår kunden at blive stillet om til forkert eller fraværende medarbejder og hurtigt blive guidet til den rigtige afdeling og/eller medarbejder, så kunden får ordnet sin henvendelse smidigt og effektivt.

For mindre virksomheder er platformen fleksibel, idet den er i stand til at ”vokse” sammen med virksomhendens vækst.

Når en virksomhed overvejer at indføre en kommunikationsplatform, er der mange muligheder. Skal platformen købes, lejes, skal den håndteres i eget hus, på en hosted løsning med eller uden ejerskab osv.

Her vil det altid være op til den enkelte virksomhed at se på fordele ved eje (Investeringsbudget) og leje (Driftbudget), hvad enten udstyret står i eget hus eller hos en samarbejdspartner.

For mindre virksomheder anbefales det at tage en dialog med virksomhedens revisor, der kan være behjælpelig med et overblik over de finansielle muligheder og deres indvirkning på virksomhedens regnskaber.

Kontakt vores Unify specialist for at høre mere omkring hvordan vi kan hjælpe din virksomhed ind i fremtiden.

Photo of Kontakt
Kontakt Orla Jensen Product Manager +45 4355 9340 Orla.jensen@also.com